Carga masiva de cheques de terceros

carga masiva de cheques

Cuando hay que cargar unos pocos cheques la cosa es tediosa pero no mata a nadie, pero si tiene que anotar los datos de más de 20 cheques, ya pueden aparecer errores comunes por efectos de cansancio o distracción. Si tiene que cargar varias decenas o cientos de cheques, necesita buenas herramientas de carga masiva de cheques de terceros.

Primero entendamos el problema

  • Qué cargar
  • Cómo cargarlo
  • Dónde cargarlo
  • Cómo consultar lo cargado

Qué datos se carga de los cheques?

De cada cheque se debe guardar, como mínimo los siguientes elementos:

  1. El Cliente de quién lo recibí
  2. Datos de Identificación del Cheque
  3. Datos financieros del cheque: (mínimo)
    1. Fecha de Pago
    2. Importe

Para muchas industrias, principalmente las financieras, también es necesario cargar el o los Firmantes o titulares de la cuenta, para evitar sorpresas por inhibiciones o rechazos que pudiera haber sobre los mismos o sus cuentas.

Los datos de Identificación del cheque

Los cheques se identifican por una serie de números que se imprimen en tinta magnética y forman el código Magnetic ink character recognition (MICR). El mismo suele estar en uno de dos formatos:

Código CMC7
Código CMC7
Código E13B
Código E13B

 

Es necesario guardar las Imágenes de los cheques?

Asumiendo que lo que intentamos es dar soluciones inteligentes, en una palabra: Sí, es necesario guardar las imágenes de los cheques.

Hay tantas implicaciones positivas en tener las imágenes guardadas que este tema seguramente será tema de un futuro post.

Dependiendo del volumen, muchas empresas optan por diferentes medios de captura y digitalización, desde fotos con smartphones, escanéo con impresoras multifunción, pasando por digitalizadores de documentos y hasta escáneres de cheques.

Carga Manual de Cheques vs Carga Masiva de Cheques

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La carga manual supone tomar un cheque, y escribir los datos del mismo en algún programa informático que almacenará los datos cargados para su posterior consulta.

Exige muchísima atención y concentración, y el uso de algunos trucos para no equivocarse. Sobre todo en cuanto a la identificación de los cheques, que involucra muchos dígitos. Al pie de las imágenes de arriba se puede ver el código de identificación.

Si no tiene otra opción que la carga manual, y tiene la suerte de que su banco le imprime cheques con “Quebrado” (en la Argentina es de fuerza legal), le recomendamos que ingrese los datos desde ahí. La siguiente imagen ilustra esta sección de los cheques argentinos.

vista de MICR y Quebrado en cheque de Argentina
vista de MICR y Quebrado en cheque de Argentina

Lectoras de Cheques

Una ayuda importante para la carga manual es el uso de lectoras de cheques que usan la tinta magnética de este código para leerlo. Aunque hay de muchas calidades, y los cheques pueden estar en mejor o peor estado, los errores de lectura suelen estar por debajo del 10%.

Existen dos tipos de errores de lectura:

  • Incapacidad de lectura: Uno o más caracteres no se han podido leer
    Esto es fácil de solucionar, porque la lectora emitirá un pitido, o puede que reemplace los caracteres que no pudo reconocer por un signo de pregunta u otro elemento que nos permita identificar y corregir el problema.
  • Falla en la interpretación: Reconoce un caracter por otro!
    Esto es mucho más grave y salvo la responsabilidad y pericia del operador, no tiene solución. Al menos con lectoras 😉

Escáner de Cheques

Los escáneres de cheques hacen todo lo que hacen las lectoras, y muchas cosas importantes más: Toman las imágenes de frente y dorso del cheque y a la interpretación magnética del código de identificación del cheque, le agregan opcionalmente reconocimiento óptico. De este modo disminuyen los errores de un 50% a un 90% menos que las lectoras.

Los escáneres de cheques son de dos tipos:

  • De alimentación individual (toman de a un cheque, igual que las lectoras)
  • De alimentación múltiple

Escáner para Carga Masiva de Cheques de Terceros

El vídeo anterior está para entender la velocidad de trabajo. Proceso casi completo, quedando de 5 a 10 segundos de edición por cheque, con las herramientas adecuadas.

En otros posts continuaremos analizando dónde guardar la información.


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