Escáneres de Cheques Vs. Lectoras

escáner y lectora de cheques

Las lectoras de cheques y escáneres de cheques sirven para apoyar el trabajo de quienes deben registrar los cheques recibidos.

Los datos de identificación del cheque vienen impresos con tinta magnética (MICR) y con caracteres especiales, E13-B o CMC-7. Esta identificación son números, caracteres de control o espacios. Está formado por: Banco EmisorSucursal de PagoNúmero de Cheque y Número de Cuenta, entre otros.

vista de MICR y Quebrado en cheque de Argentina
vista de MICR y Quebrado en cheque de Argentina

Anotar todos esos números es engorroso y una causa frecuente de errores.

Lectoras de Cheques

Lectora de Cheques MAGTEK Mini Micr
Lectora de Cheques MAGTEK Mini Micr

Las lectoras de cheques son aparatos de cierta sencillez, pero muy sensibles a la calidad de sus componentes y armado. Son baratos, algunos bastante confiables y su utilidad es meramente mecánica.

La lectora de cheques, normalmente es sólo conectada en la PC y al tomacorriente, y ya se puede pasar cheques. Un motor accionará el movimiento y un sensor interno leerá la banda magnética. Pondrá los datos leídos en donde estuviera el cursor, desde un block de notas hasta cualquier programa. Escribir los datos como si lo estuviera haciendo el operador, es por lo que se las denomina “emuladores de teclado”.

Hasta aquí todo bien, pero… Las componentes mecánicas de las lectoras necesitan mantenimiento, o la confiabilidad que en buenos equipos es superior al 90%, baja drásticamente.

Los errores de lectura son de dos tipos:

  1. No lee en absoluto.Es el modo más benigno, porque aunque molesto, el operador es consciente del problema y puede intervenir
  2. Lee mal.Esto es más común de lo que se suele reconocer y es sumamente malo. Puede ser cuestiones mecánicas, mal ajuste o estiramiento de los rodamientos, mal posicionamiento, o daños en la banda magnética. En lugar de leer un dato, lee y escribe otro. Pero escribe algo, por lo que el operador no suele darse cuenta en el momento. Dependiendo del proceso administrativo, lo mínimo que causa son pérdidas enormes en forma de tiempo perdido rastreando cheques fantasma.

Escáneres de Cheques

Los scanners o escáneres de cheques  son la evolución de las lectoras de cheques y las superan en casi todo. Además de entregar los datos de identificación del cheque, en la misma pasada, toma las imágenes de frente y dorso. En algunos casos puede imprimir datos en el mismo y posteriormente separarlo por algún criterio. Dicho así no es fácil ver la potencia que esto brinda. Veamos un poco más.

Para empezar, son naturalmente más confiables en sus lecturas que las lectoras. Por necesidades ópticas, están construidos con más solidez y ajustan mejor automáticamente la posición del cheque durante la pasada. Esto hace que el porcentaje de errores de lectura baje a la mitad que en las lectoras.

Además, a la lectura magnética, la complementan con lectura óptica y vuelven a bajar la tasa de errores. En algunos modelos la confiabilidad de los datos es superior al 99%.

Pero es  solo la punta del ovillo. Otra característica de los escáneres de cheques es que los modelos más avanzados tienen alimentador de cheques. Esto permite poner un “fajo” de 100 o 200 cheques y procesarlos en un minuto de reloj. Las lectoras de cheques son de alimentación simple, es decir sólo se pasa de a un cheque a la vez. Esto pasa también con los modelos más básicos de escáneres de cheques.

Con alimentador múltiple y una velocidad discreta de 30 cheques por minuto, solo en el tiempo de operador, considerando cualquier sueldo, el retorno es muy superior a cualquier lectora de cheques.

Otras ventajas que ofrece el escáner de cheques son:

  • Depósito remoto -en países donde esto está permitido-
  • Administración Distribuida: Se puede hacer la digitalización del cheque en bóveda y el procesamiento administrativo en otras áreas sin el cheque físico, usando en su lugar las imágenes del mismo. Esto evita cheques “traspapelados” y aumenta mucho la seguridad.
  • Respaldo de operaciones con imágenes. No hay dudas si el cheque tiene firma, está endosado, cruzado y demás opciones. Si la cifra dice 100 o 10000, y cualquiera otra forma de adulteración.
  • En casos de cheques de firmantes con los que ya se trabajó, se puede ver si la firma coincide, comparándola con alguna imagen de cheques anteriores ya cobrados.
  • Con alimentador múltiple y el software adecuado (Ejemplo el Majcen Cheque Control), seleccionar cheques para pagos, o hacer un inventario de cheques es literalmente una tarea de pocos minutos. De a un cheque es imposible, cosa que sucede con alimentador simple o con lectoras de cheques.

Algunas Contras

Los escáneres de cheques son más caros en la compra que las lectoras. Como contrapunto positivo, su amortización es en mayor tiempo y su retorno mucho mejor. Esa diferencia de precios de compra asusta a algunos. Estos no calculan el costo operativo y de mantenimiento dentro del costo total de propiedad.

Pero la dificultad económica es muy menor. Las mayores dificultades que tienen los escáneres de cheques son de orden técnico. Mientras que las lectoras son “plug ‘n’ play“, enchufa y funciona, los escáneres vienen con interfaces para programación. Un departamento de desarrollo de sistemas deberá hacer la adaptación para que los mismos puedan ser usados en Windows.

Las empresas deberán lidiar con los problemas de hacer funcionar el hardware y potenciales reemplazos y versiones futuras. Deberán considerar distintas versiones del sistema operativo de escritorio y de servidor. Y sortear los cambios de actualizaciones y parches de seguridad que exigen un mantenimiento evolutivo y correctivo constantes.

Existe un software ya desarrollado y mantenido por una fracción despreciable de lo que costaría una solución in company. Este software es el Majcen’s Scan2Keyboard.

Majcen’s Scan2Keyboard

Majcen’s Scan2Keyboard cumple con la misión de convertir a los escáneres de cheques en emuladores inteligentes de teclado. Las lectoras que tiran el chorro de datos uno detrás del otro. Majcen’s Scan2Keyboard puede escribir como las lectoras. Pero también puede en diferentes campos de formularios. Puede hacer saltos para adelante y para atrás, elegir elementos de selectores, transformar los datos y otros muchos usos.

Y al mismo tiempo, deja sus imágenes en donde a usted le convenga. Con carpetas dinámicas, cantidad de imágenes regulables por carpeta, nombres personalizados para las imágenes. Éstas y otras prestaciones de apoyo a la captura de los cheques por medio de escáneres de cheques.

También permite hacer un log de imágenes de otros documentos, como billetes, reemplazando en segundos al fotocopiado que hacen algunos de los dólares recibidos o dados.

Conclusión

Si tiene menos de 5 cheques al día, todo le sirve. Ponga cuidado a lo recibido si usa una lectora de cheques para evitarse horas de rastreo en caso de error.

Si tiene que alimentar un sistema con muchos cheques, o si su ventana de procesamiento es chica, por cuestiones administrativas o comerciales, no lo dude, busque un escáner de cheque y de alimentador múltiple. Y deje sus lectoras como respaldo… o véndalas.

Y si quiere realmente hacer una diferencia a su favor en costos operativos incorpore un software de control de cheques premiado y de primer nivel como el Majcen Cheque Control. La mejor inversión en materia de control de cheques en cartera.

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